A certificação conforme de uma cópia ao original não diz respeito mais, na grande maioria dos casos, aos trâmites internos das administrações francesas. Desde o decreto de 1º de outubro de 2001, uma cópia legível é suficiente para qualquer intercâmbio com uma administração no território. O procedimento permanece, no entanto, plenamente ativo sempre que um documento administrativo francês deve ser apresentado a uma autoridade estrangeira ou a um organismo privado que o exija.
Apostila e legalização desde 2025: o que muda para a cópia certificada conforme
A cópia certificada conforme é apenas um primeiro passo quando o documento deve circular internacionalmente. Desde 1º de maio de 2025, os pedidos de apostila e legalização são de competência dos conselhos regionais do notariado ou das câmaras interdepartamentais de notários, e não mais do Ministério das Relações Exteriores.
Essa reorganização tem consequências diretas no percurso do requerente. A certificação conforme continua a ser emitida pela prefeitura do seu local de residência ou pelo consulado, mas a continuidade do processo (autenticação da origem do ato) passa agora por um circuito notarial.
Recomendamos verificar junto à câmara competente se o documento certificado conforme deve também ser objeto de uma apostila ou de uma legalização, pois os dois trâmites são distintos. A apostila se aplica aos países signatários da Convenção de Haia, a legalização aos demais. Confundir os dois prolonga os prazos de tratamento.
Saber certificar conforme uma cópia ao original continua a ser um pré-requisito necessário antes de qualquer pedido de apostila ou de legalização.
Certificação conforme na prefeitura: documentos aceitos e recusas frequentes
Somente os documentos emitidos por uma administração francesa podem ser certificados conforme por uma prefeitura ou um consulado. Um diploma estrangeiro, um contrato privado redigido no exterior ou um ato sob assinatura privada não administrativa não se enquadram nesse procedimento.
As recusas mais comuns referem-se a categorias específicas:
- Cópias de atos de estado civil (nascimento, casamento, óbito): é necessário dirigir-se diretamente à prefeitura ou ao Serviço Central de Estado Civil em Nantes para obter uma cópia integral ou um extrato.
- Cópias de sentenças: somente o cartório do tribunal que proferiu a decisão pode emitir uma cópia autêntica.
- Documentos cujo original é ilegível, danificado ou cuja fotocópia não reproduz fielmente o conteúdo (rasuras, menções marginais truncadas).
No momento da entrega na prefeitura, o requerente deve apresentar o original do documento, uma fotocópia do mesmo e um documento de identidade. O país destinatário deve ser especificado: o município o inclui na cópia certificada. Sem essa indicação, a certificação pode ser recusada ou considerada incompleta pela autoridade estrangeira.
Exigências materiais da cópia para uma certificação conforme
A reprodução deve ser literal: sem resolução de abreviações, respeitando a ortografia original, sem lacunas, sobrecarga ou adição no corpo do texto.
Essas exigências explicam por que a certificação só pode ser realizada pelo serviço que conserva o documento original, ou por uma autoridade habilitada que o confronte fisicamente com a cópia. Uma fotocópia realizada em casa e depois levada à prefeitura atende a esses critérios, desde que seja completa, legível e fiel.
Cópia digital e certificação conforme
Nenhum texto prevê até o momento um procedimento de certificação conforme para um documento totalmente desmaterializado produzido na forma de digitalização. A certificação exige a apresentação física do original. Uma digitalização enviada por e-mail não pode ser certificada conforme por uma prefeitura.
A assinatura eletrônica qualificada, que oferece um nível de garantia comparável à assinatura manuscrita, não substitui a certificação conforme. São dois mecanismos jurídicos diferentes: a assinatura eletrônica atesta a identidade do signatário e a integridade do arquivo, enquanto a certificação conforme atesta a fidelidade de uma cópia a um original em papel.
Certificação conforme para um passaporte ou uma carteira de identidade destinados ao exterior
Os pedidos de cópia certificada conforme frequentemente dizem respeito ao passaporte e à carteira de identidade, especialmente no âmbito de procedimentos de imigração, inscrição universitária no exterior ou criação de empresa fora do território francês.
O procedimento é idêntico ao de outros documentos administrativos: apresentação do original e da fotocópia na prefeitura ou no consulado, com indicação do país destinatário. Observamos que alguns consulados exigem um formulário específico como complemento.
Um ponto de atenção: se a autoridade estrangeira exigir um passaporte válido, a cópia certificada de um título vencido não atenderá à sua exigência.
Para os franceses residentes no exterior, o consulado competente pode realizar a certificação. Este serviço é pago na rede consular.
